MS Office に使える技たち

Wordのお節介をなくす10の方法
Excelのお節介をなくす10の方法
PowerPointのお節介をなくす10の方法

いずれも ITmedia の記事。
これは重要だねー。
すでに自分でやっていたものも多いけど。

やっぱ一番お節介なのは、(C)って入れたら©にされる類ね(笑)
もう何が起きたかわからなので、最初は慌てましたさ。
この手の予防方法が、上記リンクにまとめてある。
これでも直らない場合は、IMEのオートコレクトが効いている可能性がある。
そちらの設定も確認したらいいと思うよ。
ちなみに、私はオートコレクトも文字種による自動修正も
全部 OFF にしてある。
めちゃめちゃ不要(笑)

ほかに、私はこんなことをしている。

・ツールバーの印刷ボタンは消す
プレビューの隣にあるので、うっかり押してしまう。
基本的に、押したら困るものは、表示させない。
ボタンを使わないなら、ショートカットキーが便利だと思うんだが、
これは慣れると無意識に実行してしまって、自分でびっくりすることがあるので、
あえて使わないようにしている。
印刷も、意識的に手間をかけて、メニューから選ぶことにしているのだよ。

・[Word]編集記号は全て表示
ツール→オプション→表示の「表示記号」は全部表示させる。
見た目にインデントが揃っていても、
表示させてみると、スペースで埋めてあったりする。
デフォ非表示になっているので、表示させないと気付かない。
いっぺん表示させてみることをおすすめ。
スタイルの汚さに辟易すること請け合い(笑)

・[Word]作業ウィンドウ「スタイルと書式」は常に表示
そして「使用されている書式」を選択。
ちょっとでも変な書式が入りこんでいたら、ここでわかる。
そのつど直していくと、無駄の無い美しいスタイルの文書が完成。
直し方のコツは、
一度「書式のクリア」を選択してから、
目的の書式を選択すること。
作業ウィンドウがあるのはOfficeXP からかな。
その前のバージョンはツールバーにスタイルが出る。
いちいち選び直して修正するのは面倒だけど、
キレイな文書になるよ。

・スペルチェックなどはインストールしない
スペルチェックに限らず、インストール時はカスタムを選択し、
不要なものは入れない。
「インストール/必要時にCDから/インストールしない」という
3種類が選択できるモジュールがあるので、
絶対不要か悩むものは、CDからを選んでおく。
後々必要になっても、再インストールということにならない。

・[Word]音声データを保存しない
そんなものあるのか?と思うかもしれないけど、
Word 2003 以降は入っているらしい。
ツール→オプション→保存の「言語データを埋め込む」のチェックボックスを外す。
ファイルサイズがちょっと小さくなるらしい。
ディスクスペースが残り少ないときに
「音声データを保存できませんでした」とか怒られないで済むし。
この状態は、テンプレートに保存されるので、Normal.dot に保存しておくと良い。

・禁則は高レベル
言壺せんぱいの記事を読んでから、高レベルにすることにした。
やっぱ美しい文書って、早く読めるんだよ。

・自分ツールバー
これはあんまりおすすめできない。
ほかのマシンを使ったときに、これがないと作業できない体になるので(笑)
でも私は作っちゃってる。
乗せているボタンは、
グループ化、グループ化解除、最前面、最後面、頂点の編集、など、
描画オブジェクト処理系が多い。
オブジェクトを選択して右クリックでもできるけど、
右クリックのときにカーソルが動いちゃって押し損ねることがある。
選択してボタンを押す方が速い。

・[PPT]スライドマスタを活用
タイトル領域やフッタやロゴ、ページ番号など、
全ページで入れるものや、場所が決まっているものは、
スライドマスタで設定。
プレゼン資料などは、全ページに会社のロゴを入れますわね。
ああいうのは、スライドマスタに入れるんですよ。
新しいスライドを追加すると、自動で設定してくれるから楽チン。
ツールバーに「スライドマスタの表示」ボタンを入れておくと、
スライドマスタの表示も楽チンに。

・[PPT]グリッドに合わせない
グリッドにあわせる設定にしてあると、マウスで微妙な位置の調整ができない。
記事ではグリッドの単位をすごく小さくしておくというのが書いてあるが、
私は外してしまう。

・[Excel]オートフィルタのボタンを表示
オートフィルタは、文字列の値のバリエーションを統一するのに便利だし、
たくさん行数があるときに、目的の行を見つけるのにも便利。
そのほかにも色々使うので、ボタンは表示させておくと楽チン。
ただし、このボタンはトグルボタンではないので、
ボタンを再クリックしてもフィルタが OFF にならない。
Word では全てのコマンドをボタンにしてツールバーに乗せられるのだが、
Excel はそれができないみたい。
マクロとか VBA とか書けばいいのかもしれないけど、
安全性を考えて、基本的に常にマクロ OFF なので、使いたくない。
結果、フィルタ解除はいちいちメニューから選ぶ羽目に。
この点が非常に不満。

書き忘れたけど、なんたらアシスタントを消すのはマスト(笑)
イルカとかUZEEEEEE。

自分はこんな風にしてるよーというのを集めたら、
すごい Tips 集になりそうな悪寒。
集合知ってやつっすね。
もう誰かやってそうだな。

追記:
コメントでいただいたオートフィルタについてのTipsが超便利なので、
記事内にもいれとく。
コメントいただいた時から、リンク先が変わってる。
http://pc.nikkeibp.co.jp/article/NPC/20060215/229463/
ツールバーでオートフィルタのオン/オフを切り替える:Excel即効テクニック
検索用kwd:ボタン、マクロ、ツールバー、ユーザー設定、コマンド
[PR]
Commented by ムムリク at 2007-05-30 11:03 x
印刷ボタンは危険ですよねえ。同じく必ずメニューから選択していきます。使えそうなのでじっくり見てくるとしよう。でもいまだに Office97 なんだけど(^^;
イルカは放置してます。
Commented by xiaoxia at 2007-05-30 17:52
●ムムリクさま
間違って印刷しちゃったからといって、どうってことでもないのですが、プリンタからピロピロ~って出てくると、ああぁってなるんですよね、なんでか(笑)

> いまだに Office97
I/F が若干便利になっていることはありますが、文書としては大概のことは、そのあたりのバージョンで間に合いますよね。
それ以上の機能を使っている人の方が少ないかと。

> イルカは放置してます。
消している人が多い中、イルカを出している人を見ると、この人こういう人なのね(´ω`)と和んだりします。
Commented by 一朔 at 2007-06-04 13:52 x
はじめまして。
オートフィルタのボタンのオン/オフですが、
このURLの記事の方法は、いかがでしょう?
http://arena.nikkeibp.co.jp/tec/excel/20040309/107638/
私はこの方法で、随分快適になりました。
あと、「印刷」ボタンは私も困っていましたが、
今は代わりに「印刷...」の方のボタンを配置しています。
これだとプリンターの設定が出るだけなので、
紙を無駄にすることはなくなりました。
Commented by xiaoxia at 2007-06-05 19:14
●一朔さま
いらっしゃいませ。
オートフィルタのオンオフ、早速やってみました!!超便利です!!ありがとうございますー!!
「印刷...」の方にするのもやってみました。これまた便利ですね!
色々教えてくださいまして、有難うございました。
すごく助かりました(^-^)v
by xiaoxia | 2007-04-25 18:35 | ソフトウェア | Comments(4)

ダメ女プログラマ&主婦&腐女子&バイオリン弾き


by 小霞